Home > De jaarlijkse kick-off online organiseren?
Kirsten

"Online in plaats van live? Ik zeg: ja, én."

Wat doen we met de jaarlijkse kick-off, nu grootschalige bijeenkomsten niet mogelijk zijn?

We gaan in gesprek met effectmaker Kirsten Flik, senior Communicatieadviseur gespecialiseerd in live events. Zij adviseert bekende merken zoals HP over de transitie naar online events. Verwacht zij dat bedrijven in 2021 massaal hun jaarlijkse kick-off online organiseren in plaats van live?

Op de hoogte blijven?Schrijf je in voor onze digitale nieuwsbrief

Zoekresultaat

Vertel eens Kirsten, als een live event niet kan, dan maar een online event?

“Goeie vraag! Als liefhebber van events neig ik ernaar om hier gelijk Ja op te zeggen. Terwijl ik als communicatieprofessional antwoord: Ja, en.”

Leg eens uit, die ‘en’.

“Het gaat erom dat je niet een alternatief voor het live event moet zoeken, maar een optimale invulling van je interne communicatiedoelen. De jaarlijkse kick-off organiseer je met redenenen. Ik adviseer klanten om eerst een stap terug te zetten en de doelen, zeker in de huidige tijd, écht opnieuw en scherp te formuleren. Als je vanuit die communicatiedoelen denkt, kun je de start van het nieuwe jaar op heel veel manieren invulling geven. Met een online event, een video, een podcast, met thuispakketten. Misschien kom je wel op een interne crossmediale campagne met een looptijd van een aantal dagen of weken. Vandaar dus die ‘en’ omdat je er nu juist meer van kan maken.”

De kracht van een event is de ontmoeting, het samenkomen. Gaan organisaties dat missen denk je?

“Ja, dat hoor en lees je nu ook terug over het thuiswerken. Het is best efficiënt en praktisch, maar collega’s missen het onderlinge échte contact. Daarom moet je de jaarlijkse kick-off ook niet overslaan, al zal het echt anders zijn als we niet fysiek bij elkaar mogen komen.”

Zijn er ook voordelen aan een online kick-off event voor medewerkers?

“Gelukkig wel, het heeft ook positieve kanten. We zien bij live events dat soms maar 50% of 60% van de medewerkers zich aanmelden en op de dag zelf is een no-show van 10% tot 20% helaas geen uitzondering. Dat betekent dat de content door veel collega’s gemist wordt. We zien bij online events een veel hogere opkomst en omdat alles opgenomen wordt kan je het op een later tijdstip ook nog bekijken. Online is ook duurzamer dan live.”

“Ik merk dat de verwachtingen van deelnemers aan online events hoger worden ten aanzien van beeld, interactie en content.”

Video opnamen The Green Way or No Way Talks van Rolande

En is een online kick-off goedkoper dan een live event?

“Als je hem volledig online doet, heb je natuurlijk geen cateringkosten, dat scheelt. Daar komt wel een stuk techniek voor terug. En je budget gaat meer zitten in het goed voorbereiden van een boeiend programma, zodat de kijkers aandacht voor je hebben. Het lijkt toch een beetje op het maken van een televisieprogramma en dat vraagt de nodige investeringen in belichting, decor, setting en content. Ik merk dat de verwachtingen van deelnemers aan online events hoger worden ten aanzien van beeld, interactie en content.”

Behind the scenes the green way or no way talks van Rolande

Nog even over die fysieke ontmoeting. Kan je online met collega’s netwerken en borrelen?

“De techniek gaat snel en we werken met platforms die de mogelijkheid bieden om op allerlei manieren 1-op-1 met collega’s in gesprek te gaan, zoals je ook tijdens een live event zou doen. Onlangs heb ik voor een klant de chat-roulette in het online event opgenomen: iedere 3 minuten krijg je op je op scherm een andere collega te zien waarmee je eventjes in gesprek gaat. Leuk en goed voor de onderlinge verbinding”

Behind the scenes the green way or no way talks van Rolande
Hybride event

Dus wat doen we dit jaar met de kick-off? 

“Deze vraag wordt mij inmiddels wekelijks gesteld en het antwoord is mijn tegenvraag: wat wil je communiceren en wat wil je bereiken? Het live event wordt bijna altijd vervangen door een online of hybride event. Mijn advies is om extra goed na te denken over de content en een campagnematige aanpak met meerdere communicatiemomenten en communicatiemiddelen. Een online event is echt wat anders dan een live event.”

Sparta - Enjoy the Energy Live - Dealer Event

Zitten we straks na corona weer met 500 collega’s in een theaterzaal te luisteren naar plannen van de Directie? 

“Dat hoop ik niet. Schrik niet, maar ik doel daarmee op het feit dat we echt kritisch moeten kijken naar het verschil tussen informatieoverdracht, wat prima online kan, en communicatie. Bij dat laatste wil je dat er iets gebeurt. En ja, daar zijn events echt heel geschikt voor, maar ga alsjeblieft niet met z’n allen alleen maar naar een podium zitten kijken.”

Sparta - Enjoy the Energy Live - Dealer Event
Tot slot

Heb je nog een laatste tip voor marketing-, communicatie en HR professionals voor de jaarlijkse kick-off?

“Nou, ze mogen mij natuurlijk bellen of mailen voor advies of tips. Wil je je kick-off online organiseren? Je bereikt me het snelst op kirsten@effectgroep.nl of 030 – 41 00 790.