"Online in plaats van live? Ik zeg: ja, én."

Vertel eens Kirsten, wanneer is een online event een slimme keuze?

“Dat hangt helemaal af van je doelstellingen. Live events hebben een unieke kracht, maar online biedt andere voordelen zoals een groter bereik en efficiëntie. Ik zeg dus niet ‘online in plaats van live’, maar ‘online als strategische keuze’. Het draait altijd om wat het beste past bij je communicatiedoelen.”

Leg eens uit, die ‘én’.

“Het gaat erom dat je niet simpelweg een live event vervangt door een online variant, maar echt kijkt naar de beste invulling van je interne communicatiedoelen. De jaarlijkse kick-off organiseer je niet zomaar, daar zit een strategie achter. Ik adviseer klanten om eerst scherp te krijgen wat ze willen bereiken. Vanuit die doelen kun je verschillende vormen inzetten: een online event, een video, een podcast, of misschien een interne campagne die over een langere periode loopt. Die ‘én’ betekent dat je nu meer mogelijkheden hebt om impact te maken.”

De kracht van een event is de ontmoeting, het samenkomen. Welke rol speelt dat tegenwoordig voor organisaties?

“Dat blijft een essentieel onderdeel van events. We zien ook bij hybride werken dat efficiëntie en flexibiliteit belangrijk zijn, maar dat collega’s de behoefte hebben aan écht contact. Daarom is een goed georganiseerde kick-off zoveel meer dan een inhoudelijke bijeenkomst; het draagt bij aan verbondenheid, teamgevoel en motivatie.”

Zijn er ook voordelen aan een online of hybride kick-off?

“Zeker! Een van de voordelen is dat je bereik veel groter wordt. Bij live events haakt soms maar 50% of 60% van de medewerkers aan, en op de dag zelf is er vaak een no-show van 10% tot 20%. Bij online events zien we een veel hogere opkomst. Bovendien kun je alles opnemen, waardoor de content later nog gebruikt kan worden. Daarnaast is een online event duurzamer en vraagt het minder reistijd van medewerkers.”

Is een online kick-off goedkoper dan een live event?

“Als je hem volledig online doet, heb je natuurlijk geen cateringkosten, dat scheelt. Daar komt wel een stuk techniek voor terug. En je budget gaat meer zitten in het goed voorbereiden van een boeiend programma, zodat de kijkers aandacht voor je hebben. Het lijkt toch een beetje op het maken van een televisieprogramma en dat vraagt de nodige investeringen in belichting, decor, setting en content. Ik merk dat de verwachtingen van deelnemers aan online events hoger worden ten aanzien van beeld, interactie en content.”

Nog even over die fysieke ontmoeting. Kan je online met collega’s netwerken en borrelen?

“De techniek gaat snel en we werken met platforms die de mogelijkheid bieden om op allerlei manieren 1-op-1 met collega’s in gesprek te gaan, zoals je ook tijdens een live event zou doen. Onlangs heb ik voor een klant de chat-roulette in het online event opgenomen: iedere 3 minuten krijg je op je op scherm een andere collega te zien waarmee je eventjes in gesprek gaat. Leuk en goed voor de onderlinge verbinding”

Dus wat doen we dit jaar met de kick-off?

“Deze vraag krijg ik vaak en mijn antwoord is altijd een tegenvraag: wat wil je communiceren en wat wil je bereiken? Een live event kan zeker worden vervangen door een hybride of online variant, maar de juiste keuze hangt af van je doelen. Mijn advies is om goed na te denken over je content en een aanpak te kiezen met meerdere communicatiemomenten en -middelen. Een kick-off is niet zomaar een bijeenkomst, het is een strategisch communicatie-instrument.”

Hoe kijken organisaties tegenwoordig naar grootschalige live events?

“Live events blijven enorm waardevol, maar organisaties kijken steeds kritischer naar de vorm. Informatieoverdracht kan vaak prima online, maar als je echt interactie en impact wilt, moet je nadenken over de juiste mix. Een event moet meer zijn dan alleen een presentatie; het draait om beleving en betrokkenheid.”

Heb je nog een laatste tip voor marketing-, communicatie en HR professionals voor de jaarlijkse kick-off?

Natuurlijk! Denk niet in ‘online versus live’, maar in ‘wat werkt het beste voor mijn doelen?’.