Heb jij een WAT-relatie met je collega’s?

Tip 1: Weet wat er bij elkaar speelt

Als je vooral praktisch met elkaar communiceert via mail en telefoon, kun je elkaar letterlijk een beetje uit het oog verliezen. Dan kan je zomaar ontgaan dat iemand niet lekker in zijn of haar vel zit. De single collega die zich eenzaam voelt, de hoestende collega die op zijn testuitslag wacht, de sociale collega die thuis gillend gek wordt. Vraag daarom eens aan je collega: hoe gaat het met je? Hoe voel je je? Lukt het thuiswerken nog een beetje? Maak als leidinggevende een gewoonte van wekelijkse een-op-een-interactie en drink informeel een kopje koffie op afstand samen. Videobellen geeft daarbij letterlijk een beeld van de thuissituatie en ook iemands non-verbale communicatie kan veelzeggend zijn.

Tip 2: Maak duidelijke afspraken

Even een wasje tussendoor, de kinderen aan het huiswerk zetten, nog even de hond uitlaten. Als werkgever moet je je erbij neerleggen dat thuiswerkers hun werktijd zelf inrichten. Gun ze dus hun eigen ritme en vertrouw op hun verantwoordelijkheid, maar maak er wel afspraken over. Start de week met een online standup (webcam iets hoger richten!) en spreek daarin af wie wanneer bereikbaar is en wie welke taken op zich neemt. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn en wat er van ze verwacht wordt.

Tip 3: Organiseer vaste contactmomenten

Het is verleidelijk om veel afstemming via de mail te doen als je thuiswerkt. Maar mensen zijn sociale wezens, menselijke interactie is belangrijk voor hoe we ons voelen. Bouw daarom structurele, vaste contactmomenten met elkaar in. Bijvoorbeeld met een wekelijkse teamaftrap via Zoom, een dagelijkse ochtend-check-in (met gifjes en emoji’s!) op Whatsapp en een gezamenlijke vrijmibo waarin je je successen en bloopers met elkaar deelt. Want ook via de webcam kun je prima samen proosten!

Tip 4: Gebruik tools voor virtuele samenwerking

Het thuiswerken heeft voor veel organisaties een wereld van digitale hulpmiddelen geopend om slim met elkaar samen te werken. Elke tool heeft wel weer voor- en nadelen, dus probeer ze vooral uit, deel ervaringen met elkaar en kies dan een aantal vaste tools met de meeste meerwaarde. Vervolgens zorg je dat iedereen alle tips & tricks kent, ook die ene collega die iets minder ‘digital savvy’ is. Bij effectgroep* maken we veel gebruik van de volgende tools:

• Mailen, agenda, office: Google Suite
• Bestandsbeheer: Google Drive
• Videobellen: Meet, Teams, Zoom
• Online brainstorms: Miro, Mural
• Projectmanagement, CRM: Gripp, Pipedrive
• Planning: Trello, Float
• Kletsen: Slack, Whatsapp
• Intern kennisdelen: Effectgroep* Knowledge Base

Tip 5: Blijf gezond!

Uiteraard houdt iedereen zich aan de coronarichtlijnen, des te sneller kunnen we weer terug naar normaal. Maar aan thuiswerken zitten weer andere gezondheidsrisico’s. Hou daarom structuur in je dag en nachtritme, neem op tijd pauzes, eet gezond en blijf bewegen. Als werkgever kun je niet alleen faciliteren in tools voor een gezonde werkplek thuis, maar ook stimuleren dat je werknemers fit en gezond blijven. Zo ontwikkelen we voor een opdrachtgever op dit moment een interne health campagne met online sportlessen en weekchallenges over gezonde voeding en houding.

Tip 6: Geef erkenning en waardering

Het is een bijzondere tijd waarin iedereen zich aanpast en zijn best doet om gezond, betrokken en gemotiveerd te blijven. Toon als werkgever je waardering hiervoor door je medewerkers een bedankje toe te sturen. Effectgroep* heeft hiervoor het Care Package ontwikkeld, een verrassend pakket met bijvoorbeeld grappige ansichtkaarten, bloemenzaadjes, een ‘Niet Storen!’-deurhanger of een springtouw. Allemaal in de eigen huisstijl en uiteraard begeleid met een hart onder de riem van de directeur. Een shout-out vanaf het kantoor kan wonderen doen voor het gevoel van verbinding.

Tip 7: Maak tijd voor fun

Informeel contact blijft enorm belangrijk voor de teamspirit. En met een beetje creativiteit kan het op afstand net zo gezellig zijn. Je kunt bijvoorbeeld samen online lunchen of de virtuele koffieautomaat introduceren, een doorlopende videomeeting waar je altijd aan kunt deelnemen om even bij te kletsen. Ook teambuilden kan prima vanuit huis, bijvoorbeeld met een online pubquiz of escape room. Wil je echt lachen, dan geef je je virtuele vrijmibo een thema en verschijn je allemaal verkleed voor de camera. Gegarandeerd hilarisch!

Kortom
Thuiswerken biedt best een aantal voordelen, maar inmiddels onderkennen veel organisaties ook de risico’s. Hou daarom oog voor elkaar en blijf verbonden, met elkaar en met de organisatie. Mocht je daar wat hulp bij kunnen gebruiken, dan mag je ons natuurlijk altijd bellen.