Coronaproof evenementen, ze kunnen echt!

Alvast aan de slag met het uitdenken van de juiste doelstellingen en de gewenste resultaten? Stel jezelf dan de volgende zeven vragen;

1. Waarom organiseer je een event?
2. Wie is de doelgroep? Tip: Maak er persona’s van!
3. Waarom maken zij hun agenda vrij?
4. Wanneer is het evenement een succes vanuit bedrijfsoogpunt? (Dit kunnen meerdere doelstellingen zijn.)
5. Wat vertellen de gasten de volgende dag aan hun collega’s?
6. Wat is de gedragsverandering van de gasten na het evenement?
7. Hoe zorgen we voor een veilige en verantwoorde bijeenkomst?

Kill your darlings

Er zullen wellicht wat darlings gekild moeten worden in het organisatieproces. Maar ons advies: verkies altijd kwaliteit boven kwantiteit. En met de innovaties van nu kun je naast de primaire doelgroep ook nog een tweede schil geïnteresseerden bereiken door het evenement hybride te maken. Zo ben je in staat om online en live te combineren en (nog steeds) veel mensen te betrekken. Vanaf 1 juli 2020 is het weer toegestaan om events tot 100 gasten te organiseren. Live aanwezig op locatie. Maar een oneindig aantal gasten dat online deelneemt aan het evenement (van productlancering tot netwerkborrel en van medewerkerskick-off tot relatiedag). Door middel van online interactie zijn ook zij betrokken bij het programma en/of hebben zij een eigen, volledig online, programma met break-outsessies en netwerkmogelijkheden. Meer weten over de mogelijkheden voor een hybride event? Kijk dan hier. Je kunt er ook voor kiezen je presentaties en keynotes op te nemen en later te delen via online kanalen. Deze content wordt dan op de lange termijn onderdeel van je communicatiemiddelenmix.

Wanneer de ROI staat als een huis en je zeker weet dat de gasten zin hebben om naar het evenement te komen (lees hier hoe je dat doet), is het essentieel dat ook de kwaliteit tijdens het evenement enorm hoog is. Het kost meer moeite, er is een enorme verwachting gecreëerd en daar moet ook aan voldaan worden. Niet alleen met kick-ass content. Maar ook met goed eten en drinken (hallo duurzame catering, dit is je kans!) en perfecte kwaliteit van beeld en geluid.

Duidelijke routing & signing wekt vertrouwen en creëert veiligheid

De veiligheid op evenementen in de anderhalvemetersamenleving is heel belangrijk. Als organisator ben je verantwoordelijk voor de gasten. Laten we hierbij de bezoekerservaring niet vergeten. Looplijnen en routing in de stijl van het event die gemakkelijk te zien zijn, goed te volgen zijn en van een kwaliteit die net zo goed is als die op Schiphol. Overzichtelijk en begrijpelijke afspraken over veiligheid op zo’n manier dat het bijna vanzelf gaat. Branding & signing zijn onmisbaar op een evenement om dat te garanderen. Het zit hem in de details. Dus geen rood-witte tape van de bouwmarkt en uitgeprinte floddertjes papier die van de toiletspiegels vallen. Nee, kies voor op maat gemaakt tape in de juiste kleuren en mooi opgemaakte spiegelstickers. (Tip! Dit is ook handig voor op kantoor) Het lijkt misschien overdreven, maar als je als gast niet na hoeft te denken over de praktische zaken (waar moet ik lopen en waar moet ik zijn?), heb je meer focus, ruimte en aandacht voor de content van het evenement.

Intimiteit op een anderhalvemeterevenement

Een event met meer dan 100 gasten? We moeten er nog even op wachten, maar het is geen probleem! Weliswaar niet meer schouder aan schouder voor een groot podium; tijdens nieuwe evenementen in het post-coronatijdperk gaan we in kleinere groepen uiteen voor exclusieve, intieme ervaringen die je met slechts enkele anderen deelt. Voor de gasten met enorme FOMO zal dit wel even wennen zijn, maar we beloven: je krijgt er een hoop voor terug. Deze nazomer bijvoorbeeld op een prachtige buitenlocatie. Festivalprogrammering met content op unieke plekken, kleine podia en verteltheaters. Een gepersonaliseerd programma op maat dat ook echt bij de gast en zijn of haar interesses past. Het effect: ervaringen waar je echt connectie hebt gemaakt, elkaar beter hebt leren kennen en waar aandacht is voor jou als gast en jouw vragen en kennisbehoefte. Deze kleine groepen zijn dé kans om met vakgenoten, collega’s en/of mede-geïnteresseerden in gesprek te gaan over relevante vraagstukken (je bent tenslotte met de juiste doelgroep op het evenement). Er is ruimte voor gesprek en discussie waardoor je niet aan de oppervlakte blijft, maar de diepte in kunt. Met elkaar ontwikkel je visie over de onderwerpen die je aan het hart gaan. Niet meer anoniem een vraag stellen in een zaal met 1.500 gasten, maar juist samen aan de slag met innovatie, creativiteit en het delen van kennis.
We deden al eens een evenement waar we de gasten deze ervaring boden. In de vorm van het Cupido Festival. In de toekomst voegen we aan soortgelijke concepten de praktische richtlijnen toe zodat het ook veilig – lees coronaproof – en verantwoord is.

Intensiteit op evenementen in het nieuwe normaal

Tot slot; er zullen voorlopig minder evenementen zijn en we kiezen er bewuster voor een evenement te bezoeken. Met als gevolg dat de intensiteit van de ervaring groter wordt. We weten, nu meer dan ooit, hoe belangrijk de behoefte aan connectie is en willen alles uit een live event halen wat erin zit. Tijdens de gehele event journey moeten alle contactmomenten passen bij het geheel. Vooraf moet de boodschap duidelijk zijn, alsmede de afspraken over veiligheid en verantwoordelijkheid. Tijdens het evenement is er meer aandacht voor waar we zijn, met wie we zijn en voor de kwaliteit van de bijeenkomst. Uit de anonimiteit, maar gezien en gehoord worden. Na het evenement houden we de gasten betrokken door het stellen van de juiste vragen en het delen van relevante informatie. De intensiteit van de gehele ervaring wordt groter, mede omdat we hebben leren waarderen hoe uniek het is om live, met anderen, te kunnen beleven. Laten we evenementen in de toekomst dan ook gebruiken om deze connectie te maken, te benadrukken en te ontwikkelen.

Lekker normaal, dat nieuwe normaal

We zijn er klaar voor om evenementen naar een hoger plan te tillen. Houdt de anderhalve meter je nog tegen? Hoeft niet! Onderzoek wijst uit dat we in een zakelijke omgeving het liefst een personal space aanhouden van 120–200 centimeter. Die anderhalve meter is dus helemaal zo gek nog niet. Wees dan ook niet bang om in deze tijd te kiezen voor het organiseren van een evenement om je communicatiedoelstellingen te behalen. Of het nu gaat om medewerkersevents, klantendagen of productpresentaties, het wordt tijd om klanten en collega’s live te inspireren, te informeren, te boeien en te betrekken bij de doelstellingen van het bedrijf. Met aandacht, een heldere ROI, duidelijke doelstellingen, de juiste gastenlijst en gewaarborgde veiligheid zorgen we voor impactvolle evenementen waar iedereen kippenvel van krijgt.

Wil jij ook weer live die connectie maken? Ons team van effectmakers staat voor je klaar om met je mee te denken in oplossingen.

P.s. Wil je alles weten over de praktische oplossingen voor evenementen op anderhalve meter? De komende weken gaan we je hier in verschillende artikelen alles over vertellen. Schrijf je hier in voor de nieuwsbrief om niks te missen.