Festivals zijn hot. Niet alleen in de entertainmentbranche, ook op de zakelijke markt is er tegenwoordig wel oor naar. De ‘doorsnee’, energieslurpende congressen zijn verleden tijd. Weg met de ellenlange presentaties en benauwde zalen. We leggen je uit waarom jij het congrestival zou moeten omarmen. Doe er je voordeel mee!
Een con-gres-ti-val. Juist. Een combinatie van congres en festival. Een congres in festivalsfeer eigenlijk. Het eerste congrestival werd al in 2014 georganiseerd, maar nu pas wordt in groten getale ingezien dat deze evenemententrend ‘here to stay’ is. Bij effectgroep* merken wij dat er vanuit de branche altijd erg enthousiast gereageerd wordt op dit type evenement. Zo hebben we bijvoorbeeld voor CRM Partners het concept ontwikkeld en de productie verzorgd van het Cupido Festival.
Vanuit de zakelijke markt is er veel vraag naar eventconcepten die naast inhoudelijk, ook leuk zijn om te bezoeken. Events die een programma aanbieden waarin de bezoeker zelf – ter plekke – keuzes kan maken en zijn weg kan vinden. Dit is natuurlijk overgewaaid uit de publieke sector. Denk aan De Parade en een diversiteit aan festivals.
Wat is zo’n congrestival dan precies? Waar herken je het aan en wat maakt het zo’n tof concept? We stipten het al even kort aan: het congrestival is een inhoudelijk congres in een festivaloutfit. Een congres in creatieve setting. De inhoud blijft nog altijd belangrijk, alleen het event is in een ander jasje gestoken. Het is diverser en informeler. Onderscheidend zelfs.
Waarin het verschilt van het traditionele congres is de wijze waarop informatie gepresenteerd wordt. Bij een ‘normaal congres’ krijgt de bezoeker een stortvloed aan informatie over zich heen. Meestal in de vorm van eindeloze plenaire sessies. Zij kunnen deze informatie zo nooit allemaal in zich opnemen. Bij een congrestival is dit anders. Er zijn workshops, presentaties en stands, maar niet in een suffe zaal. Het liefst in een toffe, vernieuwende locatie. Denk aan een rauwe, industriële locatie, een monumentaal fort of de parkeergarage van je bedrijf.
Het congrestival is ook een mooie kapstok voor een creatieve aankleding. Zowel wat betreft decoratie als catering. Met aankleding kun je direct de gewenste sfeer of een thema neerzetten. Laat barista’s bijvoorbeeld de lekkerste koffie maken. En natuurlijk mogen, net als op een festival, foodtrucks niet ontbreken. Aangezien healthy hip is, worden er voor het congrestival anno nu vaak groene en gezonde(re) keuzes gemaakt. Zo maken de bitterballen regelmatig plaats voor groentechips en smoothies.
Op een congrestival heeft de bezoeker vrije keuze in het programma. Rondstruinen en programmaonderdelen zelf kiezen? Graag zelfs! Zo sluit het congrestival aan bij de behoefte van mensen (vanuit de publieke evenementen) aan festivalbeleving. En zoals we allemaal weten, is beleving één van de grootste succesfactoren van een evenement. Doordat de bezoeker op een congrestival het congres op een andere manier beleeft, wordt de nieuwsgierigheid geprikkeld en onthoudt men meer. Als je zelf iets beleeft, haal je er meer betekenis uit.
Wil je toch plenaire sessies houden? Ontneem gasten dan niet de vrijheid, maar maak goed duidelijk waar en wanneer de plenaire sessies plaatsvinden. Uiteraard is het ook belangrijk dat je hierbij communiceert wat zij hiervan gaan opsteken of waarom ze deze sessies niet mogen missen.
De sfeer tijdens een zakelijk festival is losser en informeler. Hierdoor wordt er meer én makkelijker verbinding gelegd. Netwerken blijft een van de belangrijkste redenen waarom mensen een event bezoeken. Bij een congrestival is de sfeer laagdrempeliger. Dit bevordert de verbinding. Bezoekers van dit type event voelen zich relaxter en kunnen hierdoor ook beter informatie opnemen. Ze gaan zelfs sneller een gesprek aan. En niet alleen tijdens de afsluitende borrel. Zorg daarom dat er een ontmoetingsplek is (bijvoorbeeld een lounge, koffiecorner of bar) waar gasten in informele sfeer kunnen samenkomen, ervaringen kunnen uitwisselen en elkaar kunnen inspireren.
Is het corporate festival hét event van de toekomst? Van nu én de toekomst! Bedrijven hebben het concept congrestival inmiddels veelvuldig opgepikt. Het wordt tijd dat de markt van congressen vanuit de wetenschap en overheid – om maar een voorbeeld te noemen – nu volgt.
Concluderend: tijdens een zakelijk festival komen kennis opdoen, (laten) inspireren en netwerken samen. Er is meer plek voor creativiteit en de beleving komt nóg centraler te staan. Je kunt je boodschap op een leuke manier overbrengen en bezoekers staan automatisch centraal. Je laat ze immers hun eigen programma samenstellen. Het is geheel aan hen hoe ze dag willen invullen en beleven. Kortom, een congrestival biedt meer toegevoegde waarde voor de bezoekers dan een regulier congres. En dat zorgt ervoor dat jij je doelstellingen alleen maar sneller behaalt!
Kirsten is er voor je en heeft antwoord op al je vragen!Mail Kirsten via kirsten@effectgroep.nl.