Tijden veranderen. Hoe zien events er in 2040 uit? Wat is jouw rol als professional in het creëren van betekenisvolle events in een veranderde wereld? Simon Renes, founder effectgroep*, deelde als panellid zijn visie tijdens ‘Elevate your Event‘, waar de branche samenkwam om vooruit te kijken. Dit artikel duikt in de highlights. Laat je inspireren en ontdek hoe je jouw event nu al toekomstbestendig kan maken.
We moeten bedrijfsevenementen bedenken waarvoor medewerkers of klanten zelf een ticket zouden kopen.
Een van de uitdagingen is om ervoor te zorgen dat evenementen een concurrerende communicatie asset zijn, wat inhoudt dat het betaalbaar blijft. Door meer samen te werken en combinaties binnen de branche te zoeken, kunnen kosten worden gedeeld. Als jij op donderdag een festival organiseert, kan een ander bedrijf de dag ervoor of erna dat op dezelfde plek doen, waardoor kosten voor locatie, opbouw en afbouw gedeeld kunnen worden. Dat maakt alles ook duurzamer.
De middelmaat verdwijnt. Het wordt nog duidelijker dat het bedenken en produceren van een succesvol event écht een vak is. Er zijn nog zoveel evenementen die geen impactvol communicatiemoment zijn. Te veel bedrijven hebben geen idee welke kansen ze laten liggen. Een feestje waar niemand op zit te wachten. Die kick-off die alleen voor de initiatiefnemer leuk is. En dat congres dat ook prima online had gekund.
Een van de grootste uitdagingen op dit moment is opkomst en no show. En daarin zit de ongemakkelijke waarheid dat je evenement schijnbaar niet relevant genoeg is? Mijn uitgangspunt is dat je events moet ontwikkelen waar medewerkers of klanten een ticket voor willen kopen. Zo goed moet je programma zijn.
Een belangrijke doelgroep voor B2B-events in 2040 is niet de doelgroep van nu. Het zijn de huidige scholieren en studenten die straks in het bedrijfsleven zorgen dat er budget voor events vrijgemaakt wordt én die uitgenodigd worden voor events.
Interessant is om ons hierop voor te bereiden, want wat vinden zij belangrijk en wat zijn drivers en barrières voor hen? Hoe zorg je ervoor dat zij in 2040 tijd en budget willen vrijmaken voor events?
Door verdere digitalisering en flexibel werken zullen mensen het nog leuker vinden om fysiek naar een evenement te gaan voor de beleving en het ontmoeten van mensen. Hospitality wordt nog belangrijker om een event de moeite waard te maken. Juist dat wat een evenement uniek maakt, zal in 2040 nog meer waardering krijgen.
Luister en kijk goed naar jongeren. Voordat je het weet, zijn zij je doelgroep.
Het bezoeken van een evenement is een zintuiglijke ervaring en een fijne ambiance hoort erbij. Het moet wel duurzaam. Denk aan het hergebruik van spullen, duurzame materialen en digitale signing en branding. Die beweging is al gaande en is in 2040 geen issue meer. Het is dan de normaalste zaak van de wereld dat er geen vrachtwagens met spullen voor een middag ergens naartoe rijden.
Als je het over techniek hebt is 2040 wél ver weg, te ver weg om daar iets zinnigs over te zeggen. En daar zit dan ook de belangrijkste invloed van technologische ontwikkelingen: je moet ermee aan de slag en heel dichtbij blijven. Hongerig en nieuwsgierig zijn. Dus neem nu dat ChatGPT 4 .0 account!
Een live event is iets anders dan digitale communicatie, online webinars of video, omdat het zintuiglijk is. Dat maakt een evenement uniek. Je kunt iets voelen, proeven, aanraken en ervaren. Zorg ervoor dat evenementen experiences zijn die de moeite waard zijn en blijven om te bezoeken.
Een ander groot thema is diversiteit en inclusiviteit. Ik durf wel te zeggen dat in essentie een evenement niet inclusief is en bezoekers dit wel mogen verwachten.
Geef een opdrachtgever niet wat ze vragen, maar wat ze nodig hebben. We zijn enorm kritisch op de briefing en zetten bij conceptontwikkeling de doelgroep op 1. Waarom zou een klant een uur in de trein of auto stappen om naar jouw klantevent toe te komen? Maak het zo relevant mogelijk voor genodigden om te komen. Door in de beginfase kritisch te zijn, ontstaan events die écht de moeite van het bezoeken waard zijn. What’s in it for them?
Een ander punt is dat we zien dat veel initiatieven eenmalig zijn. En dat is zonde. We beginnen altijd met het voorstel om een evenement te herhalen. Dat mag ook om het jaar zijn, maar bouw iets op. Rome is ook niet in één dag gebouwd. Een succesvol brand event en medewerkersevenement is iets wat elk jaar beter wordt en zich verder ontwikkelt. Kijk naar succesvolle publieksevenementen die ieder jaar uitverkocht zijn. Daar moeten we van leren om goede bedrijfsevenementen te ontwikkelen. Geen one-offs meer. Zorg dat je in de agenda van je doelgroep terechtkomt, dat ze weten dat jij bijvoorbeeld jaarlijks iedere tweede dinsdag van juni een event organiseert.
Ik zie bureaus echt als dirigent of regisseur van een succesvol evenement, wat meer is dan alleen de dag zelf. Het gaat om het geheel, inclusief communicatietraject en contentcreatie. Bureaus kunnen van een 7 een 9 maken, van een kostenpost een waardevolle investering en van een eendaags evenement een campagne van een aantal weken. Bij bureaus zitten professionals die dag in dag uit met deze materie bezig zijn.
Fotografie: KeepFocus Photography
Neem contact op met Simon via simon@effectgroep.nl